GDPR på VFG
Vår behandling av personuppgifter
VFG Utbildning AB följer den allmänna dataskyddsförordningen GDPR i vår hantering av personuppgifter. Utgångspunkt i GDPR är förbud mot att registrera och behandla personuppgifter. Undantag från förbudet medges dock om vi uppfyller följande krav när vi samlar in, registrerar och behandlar personuppgifter:
- Vi kan hänvisa till en rättslig grund för att få samla in, registrera och behandla de aktuella personuppgifterna.
- Vi registrerar så få personuppgifter som möjligt och behåller dem så kort tid som möjligt.
- Vi ger ägaren av personuppgifterna information om vad vi tänker göra med personuppgifterna.
- Vi klargör för ägaren vilka rättigheter denna har så länge vi behandlar personuppgifterna.
- Vi tillmötesgår ägarens eventuella önskemål att utnyttja sina rättigheter.
- Vi skyddar personuppgifterna och hanterar eventuella incidenter korrekt.
För att uppfylla dessa krav har vi interna rutiner. Se nedan exempel på hur VFG Utbildning svarar an mot kraven vid olika situationer då vi samlar in, registrerar och behandlar personuppgifter
Läs mer om dataskyddsförordningen på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida www.imy.se.
Om du vill veta vilka av dina personuppgifter som VFG Utbildning behandlar eller om du vill utnyttja de möjligheter till ändring, radering och vidarebefordran som dataskyddsförordningen ger dig – kontakta oss via personuppgifter@vfg.se
VFG Utbildning anlitar även ett externt dataskyddsombud i syfte att säkerställa följsamhet med GDPR. Du kan kontakta ombudet via dataskyddsombud@vfg.se om du har synpunkter på vår hantering av personuppgifter.
Så hanterar VFG Utbildning personuppgifter i sex typiska fall:
1. När du blir elev i VFG Utbildnings gymnasium
Vi kan komma att registrera och behandla personuppgifter som tillhör dig. Här följer den information som vi enligt dataskyddsförordningen är skyldiga att ge dig:
Personuppgiftsansvarig är 556249-6629 VFG Utbildning AB. Rättslig grund för behandlingen är ”allmänt intresse”; vi samlar in, registrerar och behandlar dina personuppgifter för att kunna bedriva undervisning i enlighet med gällande förordningar. Dina personuppgifter blir endast tillgängliga för VFG:s personal (i vissa fall även för tekniska underleverantörer med vilka vi i så fall har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal). Uppgifterna lagras inom EU där detta är möjligt för oss att påverka. Vi sparar dina personuppgifter så länge relationen fortgår, alternativt så länge vi har en rättslig förpliktelse som fordrar fortsatt behandling. Revision samt radering sker en gång per kalenderår. Det innebär att dina personuppgifter kan sparas högst tolv månader efter att vi inte längre har behov av dem. Du har rätt att begära rättelse och i vissa fall göra invändningar mot vår behandling av dina personuppgifter. Du har även rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om hur vi behandlar dina personuppgifter. Mer information om dina rättigheter finns på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.
2. När du är vårdnadshavare för en icke myndig elev hos VFG Utbildning
Vi kan komma att registrera och behandla personuppgifter som tillhör dig. Här följer den information som vi enligt dataskyddsförordningen är skyldiga att ge dig:
Personuppgiftsansvarig är 556249-6629 VFG Utbildning AB. Rättslig grund för behandlingen är ”allmänt intresse”; vi samlar in, registrerar och behandlar dina personuppgifter för att kunna kommunicera med dig när vi bedriver undervisning i enlighet med gällande förordningar. Dina personuppgifter blir endast tillgängliga för VFG:s personal (i vissa fall även för tekniska underleverantörer med vilka vi i så fall har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal). Uppgifterna lagras inom EU där detta är möjligt för oss att påverka. Vi sparar dina personuppgifter så länge relationen med den omyndiga eleven fortgår, alternativt så länge vi har en rättslig förpliktelse som fordrar fortsatt behandling av den omyndiga elevens personuppgifter. Revision samt radering sker en gång per kalenderår. Det innebär att dina personuppgifter kan sparas högst tolv månader efter att vi inte längre har behov av dem. Du har rätt att begära rättelse och i vissa fall göra invändningar mot vår behandling av dina personuppgifter. Du har även rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om hur vi behandlar dina personuppgifter. Mer information om dina rättigheter finns på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida www.imy.se.
3. När du deltar i någon av VFG Utbildnings uppdrags- eller vuxenutbildningar
Vi kan komma att registrera och behandla personuppgifter som tillhör dig. Här följer den information som vi enligt dataskyddsförordningen är skyldiga att ge dig:
Personuppgiftsansvarig är 556249-6629 VFG Utbildning AB. Rättslig grund för behandlingen är ”allmänt intresse”; vi samlar in, registrerar och behandlar dina personuppgifter för att kunna bedriva undervisning i enlighet med gällande förordningar och i enlighet med det utbildningserbjudande som du har tackat ja till. Dina personuppgifter blir endast tillgängliga för VFG:s personal (i vissa fall även för tekniska underleverantörer med vilka vi har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal). Uppgifterna lagras inom EU där detta är möjligt för oss att påverka. Vi sparar dina personuppgifter så länge relationen fortgår, alternativt så länge vi har en rättslig förpliktelse som fordrar fortsatt behandling. Revision samt radering sker en gång per kalenderår. Det innebär att dina personuppgifter kan sparas högst tolv månader efter att vi inte längre har behov av dem. Du har rätt att begära rättelse och i vissa fall göra invändningar mot vår behandling av dina personuppgifter. Du har även rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om hur vi behandlar dina personuppgifter. Mer information om dina rättigheter finns på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida www.imy.se.
4. När ditt företag är leverantör eller kund hos VFG Utbildning
Vi kan komma att registrera och behandla personuppgifter som tillhör medarbetare hos ditt företag. Här följer den information som vi enligt dataskyddsförordningen är skyldiga att ge:
Personuppgiftsansvarig är 556249-6629 VFG Utbildning AB. Rättslig grund för behandlingen är ”avtal”; vi samlar in, registrerar och behandlar dessa personuppgifter för att kunna fullgöra de avtal vi har tecknat alternativt avser teckna. De personuppgifter som vi behandlar blir endast tillgängliga för VFG:s personal (i vissa fall även för tekniska underleverantörer med vilka vi har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal). Uppgifterna lagras inom EU där detta är möjligt för oss att påverka. Vi sparar personuppgifterna så länge relationen fortgår, alternativt så länge vi har en rättslig förpliktelse som fordrar fortsatt behandling. Revision samt radering sker en gång per kalenderår. Det innebär att personuppgifterna kan sparas högst tolv månader efter att vi inte längre har behov av dem. De registrerade har rätt att begära rättelse och i vissa fall göra invändningar mot vår behandling av personuppgifterna. De registrerade har även rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om hur vi behandlar personuppgifterna. Mer information om dina rättigheter finns på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida www.imy.se.
5. När du skickar e-post till en @vfg.se-adress
E-post innehåller som regel personuppgifter. Exempelvis är en e-postadress med förnamn och efternamn i sig en personuppgift. Att ta emot elektroniska brev innebär följaktligen att vi som regel registrerar och behandlar personuppgifter som tillhör dig – och beroende av e-brevets innehåll möjligen även personuppgifter som tillhör andra. Här följer den information som vi enligt dataskyddsförordningen därför är skyldiga att ge dig:
Personuppgiftsansvarig är 556249-6629 VFG Utbildning AB. Rättslig grund för behandlingen är intresseavvägning; VFG Utbildning har ett berättigat intresse av kunna behandla dina personuppgifter för att kommunicera med dig i anslutning till ärendet för ditt elektroniska brev. Uppgifterna lagras inom EU där detta är möjligt för oss att påverka. Vi sparar dina personuppgifter så länge relationen fortgår, alternativt så länge vi har en rättslig förpliktelse som fordrar behandling. Revision samt radering av e-postobjekt som innehåller personuppgifter sker löpande.
Du kan begära rättelse och i vissa fall göra invändningar mot vår behandling av dina personuppgifter. Du har även rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om hur vi behandlar dina personuppgifter. Mer information om dina rättigheter finns på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida www.imy.se.
6. Om personuppgifter och VFG Utbildnings kanaler i sociala medier
Som regel är leverantören av det sociala mediet personuppgiftsansvarig. Det betyder att det är till Facebook med flera liknande leverantörer som du ska vända dig om du vill tillämpa dina rättigheter enligt GDPR rörande de personuppgifter som är kopplade till ditt konto.
Emellertid är VFG Utbildning personuppgiftsansvarig för såväl de inlägg som vi själva publicerar som för de kommentarer och inlägg som följare och användare publicerar, givet att leverantören av det sociala mediet har gett VFG Utbildning möjlighet att redigera eller radera dessa kommentarer och inlägg.
Det innebär att vi ställer vissa krav på dig som skribent och kommentator i de av våra sociala medier-kanaler där vi själva kan redigera eller radera dina kommentarer och inlägg.
Våra regler är dessa:
Vi välkomnar kommentarer och inlägg så länge de enligt vår bedömning visar hänsyn och respekt för andra, inte innehåller personuppgifter som strider mot GDPR:s regelverk och inte heller bryter mot svensk lag, innebär upphovsrättsintrång eller syftar till otillbörlig marknadsföring.
VFG Utbildning övervakar kontinuerligt de flöden av kommentarer och inlägg som vi har möjlighet att redigera eller radera och vi kommer att ta bort inlägg som inte uppfyller kraven ovan. Vi förbehåller oss därtill rätten att stänga av följare som bryter mot våra regler samt att vid behov rapportera överträdelser till alltså leverantören av det sociala mediet.
Om VFG Utbildning publicerar personuppgifter som tillhör dig via inlägg i en sociala medier-kanal är det här den information som vi enligt dataskyddsförordningen är skyldiga att ge:
Personuppgiftsansvarig är 556249-6629 VFG Utbildning AB. Rättslig grund för behandlingen är intresseavvägning; VFG Utbildning har ett berättigat intresse av att kunna behandla personuppgifter för att publicera meddelanden och interagera med dem som följer våra sociala medier-kanaler. Uppgifterna lagras hos leverantören av kanalen, vilket kan innebära att de lagras utanför EU. Vi sparar personuppgifterna så länge inlägget har relevans för sammanhanget. Revision samt radering av inlägg som innehåller personuppgifter sker löpande.
Du kan begära rättelse och i vissa fall göra invändningar mot vår behandling av dina personuppgifter. Du har även rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om hur vi behandlar dina personuppgifter. Mer information om dina rättigheter finns på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.
Om du vill utnyttja dina rättigheter enligt GDPR eller har frågor om vår behandling av personuppgifter, vänligen kontakta oss via mejl till personuppgifter@vfg.se.
VFG Utbildning anlitar även ett externt dataskyddsombud i syfte att säkerställa följsamhet med GDPR. Du kan kontakta ombudet via dataskyddsombud@vfg.se om du har synpunkter på vår hantering av personuppgifter.
